Kunde zahlt nicht oder bestreitet die Rechnung – was tun?

Sie haben eine Dienstleistung erbracht oder eine Ware geliefert, doch der Kunde weigert sich plötzlich zu zahlen, reagiert nicht oder behauptet sogar, die Rechnung sei unberechtigt. Vielleicht wirft er Ihnen vor, die Leistung sei mangelhaft gewesen, oder er bestreitet sogar, den Auftrag überhaupt erteilt zu haben. Solche Situationen sind nicht nur ärgerlich, sondern können auch existenzbedrohend sein – besonders für kleine Unternehmen oder Selbstständige. Doch welche Rechte haben Sie als Gläubiger, und wie können Sie vorgehen, um Ihr Geld doch noch zu bekommen?

In Österreich regelt das Allgemeine Bürgerliche Gesetzbuch (ABGB) und die Zivilprozessordnung (ZPO) die rechtlichen Schritte, die Sie einleiten können. Wichtig ist, dass Sie nicht untätig bleiben: Je länger Sie warten, desto schwieriger wird es oft, Ihre Forderung durchzusetzen. Dieser Rechtstipp erklärt, welche Möglichkeiten Sie haben, was Sie beachten müssen und wann anwaltliche Hilfe sinnvoll ist.

Der rechtliche Hintergrund: Wann ist eine Forderung fällig?

Bevor Sie rechtliche Schritte einleiten, müssen Sie prüfen, ob Ihre Forderung überhaupt fällig ist. Eine Forderung ist fällig, wenn der Schuldner zur Zahlung verpflichtet ist – also wenn die vereinbarte Leistung erbracht wurde und die Zahlungsfrist abgelaufen ist.

Wann tritt Fälligkeit ein?

Grundsätzlich gilt: Wenn im Vertrag oder in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) keine Zahlungsfrist vereinbart wurde, tritt die Fälligkeit erst mit Rechnungslegung ein. Das bedeutet, dass der Kunde erst zahlen muss, wenn Sie ihn ausdrücklich zur Zahlung auffordern. Eine einfache Rechnung allein ist nicht immer ausreichend, um Fälligkeit herbeizuführen – es kommt auf die Umstände an [5 Ob 38/74]. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung mit dem Vermerk „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ verschicken, wird die Forderung nach Ablauf dieser Frist „fällig“.

Beispiel: Sie reparieren ein Auto und schicken dem Kunden eine Rechnung mit dem Hinweis „zahlbar bis 30.06.2024“. Wenn der Kunde bis zu diesem Datum nicht zahlt, ist die Forderung fällig, und Sie können weitere Schritte einleiten.

Was tun, wenn der Kunde die Forderung bestreitet?

Wenn der Kunde die Rechnung plötzlich bestreitet – etwa mit der Behauptung, die Leistung sei nicht erbracht worden oder mangelhaft gewesen –, sollten Sie zunächst prüfen, ob seine Einwände berechtigt sind. Falls nicht, können Sie ihn schriftlich auffordern, die Forderung innerhalb einer angemessenen Frist (z. B. 14 Tage) zu begleichen. Bleibt die Zahlung aus, können Sie rechtliche Schritte einleiten.

Wichtig: Wenn der Kunde die Forderung bestreitet, sollten Sie nicht einfach abwarten. Je länger Sie zögern, desto schwieriger wird es, Beweise zu sichern oder Verjährungsfristen einzuhalten.

Welche rechtlichen Schritte können Sie einleiten?

Wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten offen, um Ihre Forderung durchzusetzen. Die Wahl des richtigen Verfahrens hängt von der Höhe der Forderung und davon ab, ob der Kunde die Forderung bestreitet oder nicht.

1. Außergerichtliche Mahnung

Bevor Sie gerichtliche Schritte einleiten, sollten Sie den Kunden schriftlich mahnen. Um Klage einbringen zu können, ist eine Mahnung jedoch keine rechtlich zwingende Voraussetzung. Wenn Sie eine Mahnung versenden, sollte diese folgende Punkte enthalten:

• Die offene Forderung genau beziffern (inkl. Rechnungsnummer und Datum).
• Eine klare Zahlungsfrist setzen (z. B. 14 Tage).
• Darauf hinweisen, dass Sie bei Nichtzahlung rechtliche Schritte einleiten werden.

Tipp: Schicken Sie die Mahnung per Einschreiben mit Rückschein, damit Sie den Zugang nachweisen können. Eine Mahnung per E-Mail ist zwar möglich, aber weniger beweiskräftig.

2. Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Dieses Verfahren ist besonders effizient und hat folgende Vorteile:

• Es ist schnell und relativ kostengünstig.
• Wenn der Schuldner innerhalb einer Frist von 4 Wochen ab Zustellung der Mahnklage keinen Einspruch erhebt, erlässt das einen Zahlungsbefehl ohne Anhörung des Schuldners.
• Der Zahlungsbefehl wird daher rechtskräftig, wenn der Schuldner nicht innerhalb von 4 Wochen ab ordnungsgemäßer Zustellung Einspruch erhebt.
• Nach Vorliegen der Rechtskraft- und Vollstreckbarkeitsbestätigung kann Exekution gegen den Schuldner beantragt werden.

Voraussetzungen für das Mahnverfahren

• Die Forderung darf höchstens 75.000 Euro betragen (Überschreitet der Streitwert € 75.000,00 kann nur ein ordentliches Zivilverfahren mit Klage eingeleitet werden).
• Die Forderung muss fällig sein (siehe oben).
• Der Schuldner darf nicht unbekannt sein (z. B. wenn er seinen Wohnsitz ins Ausland verlegt hat).

Wenn der Schuldner Einspruch erhebt: In diesem Fall wird das Verfahren in ein ordentliches Zivilverfahren übergeleitet. Das bedeutet, dass es zu einer mündlichen Verhandlung kommt, in der beide Seiten ihre Argumente vortragen können. Spätestens dann sollten Sie jedenfalls einen Rechtsanwalt im Verfahren beiziehen.

3. Ordentliches Zivilverfahren

Falls der Schuldner die Forderung bestreitet bzw. Einspruch gegen den Zahlungsbefehl erhebt, kommt es zu einem ordentlichen Zivilverfahren. In diesem Verfahren müssen Sie Ihre Forderung beweisen – etwa durch:

• Verträge oder Auftragsbestätigungen.
• Lieferscheine oder Rechnungen.
• Zeugenaussagen (z. B. Mitarbeiter, die den Auftrag bestätigt haben).
• E-Mails oder Schriftverkehr, aus denen hervorgeht, dass der Kunde den Auftrag erteilt hat.

Das Gericht entscheidet dann mit Urteil, ob die Forderung berechtigt ist. Falls Sie Recht bekommen, können Sie einen Exekutionstitel erwirken, mit dem Sie die Exekutionsmaßnahmen einleiten können.

4. Exekution (Zwangsvollstreckung)

Wenn Sie einen rechtskräftigen Titel (z. B. einen Zahlungsbefehl oder ein Urteil) haben, können Sie die Exekution beantragen. Dabei wird das Vermögen des Schuldners gepfändet, um Ihre Forderung zu begleichen. Mögliche Maßnahmen sind:

• Kontopfändung, sofern die Kontonummer bekannt ist: Das Gericht pfändet das Bankkonto des Schuldners.
• Lohnpfändung, sofern der Schuldner erwerbstätig und angestellt ist: Dadurch kann erwirkt werden, dass ein Teil des Gehaltes direkt an Sie überwiesen wird.
• Pfändung von Sachwerten/Fahrnissen: Das Gericht kann bewegliche Sachen (z. B. ein Auto) oder Immobilien pfänden und versteigern lassen.

Was bedeutet das für Sie? Praktische Tipps

Wenn ein Kunde nicht zahlt und die Rechnung bestreitet, sollten Sie nicht untätig bleiben. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie unternehmen können:

1. Prüfen Sie, ob die Forderung berechtigt ist

Bevor Sie rechtliche Schritte einleiten, sollten Sie prüfen, ob die Forderung tatsächlich berechtigt ist. Fragen Sie sich:

• Habe ich die Leistung oder Ware tatsächlich erbracht?
• Gibt es Beweise (z. B. Verträge, Lieferscheine, E-Mails)?
• Hat der Kunde berechtigte Einwände (z. B. Mängelrüge)?

Falls Sie unsicher sind, kann eine anwaltliche Erstberatung Klarheit bringen.

2. Mahnen Sie den Kunden schriftlich

Schicken Sie dem Kunden eine formelle Mahnung mit:

• Genaue Bezifferung der Forderung (Rechnungsnummer, Datum, Betrag).
• Zahlungsfrist (z. B. 14 Tage).
• Hinweis auf rechtliche Schritte bei Nichtzahlung.

Tipp: Verwenden Sie ein Einschreiben mit Rückschein, um den Zugang nachweisen zu können.

3. Erfolgt auf die Mahnung keine Reaktion bzw. Zahlung, bringen Sie (Mahn)Klage ein

4. Sichern Sie Beweise

Je besser Sie Ihre Forderung belegen können, desto höher sind Ihre Chancen, vor Gericht Recht zu bekommen. Sammeln Sie daher alle relevanten Unterlagen:

• Verträge oder Auftragsbestätigungen.
• Lieferscheine oder Rechnungen.
• E-Mails oder Schriftverkehr.
• Zeugenaussagen (z. B. Mitarbeiter, die den Auftrag bestätigt haben).

5. Holen Sie sich rechtliche Unterstützung

Wenn der Kunde die Forderung bestreitet oder Einspruch gegen den Zahlungsbefehl erhebt, sollten Sie unbedingt einen Anwalt hinzuziehen. Ein Anwalt kann:

• Ihre Chancen vor Gericht einschätzen.
• Eine schlüssige Klage einreichen.
• Sie im Verfahren vertreten.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Muss ich den Kunden mahnen, bevor ich rechtliche Schritte einleite?

Nein, eine Mahnung einer fälligen Forderung ist nicht erforderlich. Grundsätzlich kann Klage direkt nach Eintritt der Fälligkeit eingebracht werden. Eine klare schriftliche Zahlungsaufforderung mit Frist kann dennoch sinnvoll sein: Sie hält fest, welcher Betrag verlangt wird, und gibt dem Kunden Gelegenheit, seine Einwendungen konkret darzulegen.

2. Kann ich Verzugszinsen verlangen, wenn der Kunde nicht zahlt?

Ja, wenn der Kunde in Verzug ist, können Sie Verzugszinsen verlangen. Der gesetzliche Verzugszinssatz beträgt derzeit 4 % pro Jahr. Bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) beträgt der Zinssatz 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr. Unter den Voraussetzungen des § 458 UGB kann außerdem eine Pauschale von 40 Euro für Betreibungskosten verlangt werden.

4. Was passiert, wenn der Kunde Einspruch gegen den Zahlungsbefehl erhebt?

Wenn der Kunde Einspruch erhebt, wird das Mahnverfahren in ein ordentliches Zivilverfahren übergeleitet. Das bedeutet, dass es zu einer mündlichen Verhandlung kommt, in der beide Seiten ihre Argumente vortragen können. Spätestens dann sollten Sie sich anwaltlich vertreten lassen, da das Verfahren komplexer wird.

5. Wie lange dauert es, bis ich mein Geld bekomme?

Das hängt vom Verfahren ab:

• Mahnverfahren: Wenn der Kunde keinen Einspruch erhebt, können Sie innerhalb von 4–6 Wochen einen rechtskräftigen Zahlungsbefehl erhalten.
• Ordentliches Zivilverfahren: Wenn der Kunde Einspruch erhebt, kann das Verfahren mehrere Monate bis Jahre dauern.
• Exekution: Die Zwangsvollstreckung kann je nach Maßnahme (Kontopfändung, Lohnpfändung) einige Wochen bis Monate oder auch Jahre in Anspruch nehmen.

Fazit

Wenn ein Kunde nicht zahlt und die Rechnung bestreitet, ist das ärgerlich – aber kein Grund, die Flinte ins Korn zu werfen. Mit den richtigen Schritten können Sie Ihre Forderung durchsetzen und Ihr Geld doch noch bekommen. Wichtig ist, dass Sie nicht zu lange warten, sondern zeitnah handeln.

Ihre nächsten Schritte:

1. Prüfen Sie, ob die Forderung berechtigt ist – sammeln Sie alle Beweise.
2. Mahnung verschicken – setzen Sie eine klare Zahlungsfrist.
3. Gerichtliches Mahnverfahren einleiten, wenn der Kunde nicht zahlt.
4. Anwaltliche Hilfe suchen, wenn der Kunde Einspruch erhebt oder die Forderung bestreitet.

Mein Rechtstipp: Lassen Sie größere offene Rechnungen nicht über Monate liegen – besonders dann, wenn der Kunde seine Einwendungen immer wieder ändert oder nur pauschal „Mängel“ behauptet. Falls Sie unsicher sind, ob Ihre Forderung berechtigt ist oder wie Sie vorgehen sollen, kontaktieren Sie mich gerne. Ich kann Ihnen helfen, die besten Schritte zu wählen und Ihre Chancen vor Gericht zu erhöhen. Ich prüfe Ihre Unterlagen, beurteile die Erfolgsaussichten und unterstütze Sie dabei, Ihre Forderung außergerichtlich oder gerichtlich durchzusetzen.